Congressos, convenções, palestras e simpósios são eventos muito comuns no meio empresarial. Há diversos tipos de eventos corporativos e cada um tem um objetivo e público-alvo bem definidos, mas todos eles exigem um excelente planejamento e organização para que tudo ocorra exatamente como o imaginado.
É importante lembrar que os pequenos detalhes fazem uma grande diferença, então uma programação coerente, um arranjo físico bem feito, e uma iluminação bem planejada podem determinar o sucesso ou o fracasso do evento. Tudo deve ser pensado com antecedência e cuidado, inclusive a decoração do evento corporativo!
A decoração de eventos empresariais tem vários objetivos:
- Deixar o lugar com a cara da empresa que alugou o espaço (ou transformar algum ambiente dentro da empresa para ele ficar diferente durante o evento).
- Delimitar o espaço onde o evento vai ocorrer.
- Evidenciar o propósito do evento.
- Informar ao público sobre a programação e assuntos abordados.
- Criar um ambiente profissional, mas com uma atmosfera especial.
Muitas empresas costumam priorizar outras coisas e normalmente não há um grande orçamento disponível para a decoração de eventos empresariais, então cabe ao organizador ter a criatividade (e a habilidade) para transformar o ambiente em algo único com pouco dinheiro.
Como fazer a decoração de eventos empresariais?
Vamos começar com a identidade visual. É extremamente importante que exista um padrão na decoração para reforçar o conceito do evento e deixar o ambiente mais profissional.
Decida quais logos serão utilizados, se os slogans – do evento ou da empresa – devem aparecer (e com que frequência), quais serão os ambientes disponíveis e como compor a decoração com estratégia de espaço e layout.
Escolha bem as cores do evento e utilize-as em variados tons para não sobrecarregar o ambiente e assim conseguir passar um sentimento de acolhimento e seriedade sem fugir da personalidade da empresa. Depois de todas essas decisões básicas, está na hora de planejar o que usar na decoração.
O que utilizar na decoração de eventos empresariais?
Agora é a vez de pensar nos adereços e artigos que serão utilizados. Lembre-se de que todos os materiais gráficos e objetos de decoração devem estar em harmonia!
Adesivos
Se o ambiente dispõe de muitos vidros e espelhos, uma boa opção é o uso de adesivos de vinil. Eles são ideais para a decoração de eventos corporativos por terem fácil remoção, preço baixo e cortes especiais em variados formatos.
O espelho do banheiro é um ótimo lugar para pequenas mensagens que agradecem a presença do público e também servem de lembretes, como “Obrigado por comparecer no workshop de programação para web designers” ou “Não esqueça de fazer a inscrição pra oficina de Práticas Jurídicas”, por exemplo.
Bandeirolas:
O teto e a parede podem ser personalizados com o uso das bandeirolas. Elas são ideais para expor o nome do evento e fixar o nome da empresa com bastante praticidade e, claro, com economia. Você também pode optar por colocar as bandeirolas apenas na região de coffee break, tornando o ambiente mais descontraído e ideal para praticar o networking.
Placas informativas:
Ideais para indicar sinalizações de extintor, escadas de incêndio e qualquer outra informação relevante para o público presente no evento. Mas elas não precisam ser usadas somente como placas informativas!
Seja criativo e coloque frases do palestrante, mensagens motivacionais para o público, curiosidades sobre o tema do evento, imagens que foram utilizadas em alguma apresentação e espalhe por todo o ambiente. Assim você cria uma atmosfera especial para os participantes através de signos criativos!
Outros materiais gráficos ideais para eventos empresariais
Agora que você ficou por dentro de algumas dicas que servem para todos os tipos de eventos empresariais, vamos te mostrar alguns materiais gráficos úteis para eventos específicos.
Para salas simultâneas:
É ideal que ao lado de toda sala tenha um folder com a programação do que está acontecendo para que os participantes não percam os horários e só fiquem presentes nas salas de interesse.
Pessoas entrando e saindo enquanto alguém está falando para o público pode atrapalhar o andamento do evento e a concentração da plateia. Aquele aviso de “Não perturbe”, tão famoso por estar na porta de hotéis, também pode ser ótimo nesses momentos!
Você pode personalizar o aviso de várias formas, como por exemplo, “Não perturbe: estamos em conferência”, “Estamos em workshop. Por favor, não interrompa.” ou “Mentes trabalhando. Volte mais tarde!”.
Mesas pelo salão:
Se o seu evento tem mesas, é a hora de aproveitar os displays de mesa! São dois formatos: o tipo A e o L, e cada um tem seu papel específico e especial na decoração.
O display de mesa tipo A é muito conhecido por ser usado para colocar os nomes de palestrantes ou intermediadores de debates, por exemplo. Já o display de mesa tipo L tem maior utilidade na plateia!
Normalmente vemos os displays de mesa tipo L em restaurantes, com imagens de alimentos e bebidas em promoção, mas ele também pode ser uma excelente opção para a decoração de mesas em eventos empresariais.
Esse display pode ser utilizado para divulgar a programação do evento, um happy hour que vai ocorrer depois, ou até mesmo para promover outros eventos de interesse daquele público, por exemplo “As inscrições para o Fórum do Empreendedor Digital começam amanhã!”.
Uso de imagens:
Para eventos corporativos da área criativa e de turismo, o uso de imagens é mais do que essencial. É possível dar um toque mais clean no evento imprimindo essas imagens em postais ao invés de banners e lonas.
Uma parede com postais bem variados é bastante agradável aos olhos e exala criatividade. Você também pode juntar vários deles e formar uma palavra ou um desenho. Se preferir pendure-os em uma árvore ou faça um varal na entrada. Pense de maneira diferente!
Um cartão postal metalizado pode ser ótimo para um evento de empresas de relógios e joias por exemplo.
Mas e os materiais de decoração tradicionais?
Banners, faixas e cartazes são itens comuns na decoração de eventos corporativos. Use e abuse deles, mas não deixe de trabalhar também com outros materiais! É importante diversificar a decoração dos eventos corporativos para que eles tenham uma identidade única.
Os materiais gráficos são ótimos para trabalhar a criatividade porque possuem uma grande variedade de texturas, tipos de papel, coberturas e acabamentos.
Falando em acabamentos, para transmitir criatividade, o corte especial é, sem dúvidas, um dos personagens principais! Você pode fazer adesivos em formato de teclados e mouses para um evento corporativo do ramo de tecnologia web, por exemplo, ou no formato de um batom ou perfume, para um evento empresarial voltado ao mercado de cosméticos e perfumaria.
Solte a sua imaginação, pesquise imagens em vários sites e revistas, e quando achar algo interessante, anote para ser usado nos próximos eventos. Assim você cria o seu próprio banco de ideias!
Apesar de tradicionais, os cartazes são bastante utilizados em eventos corporativos.
Dicas finais
Por último, mas não menos importante, crie um cronograma! Tudo deve estar arrumado e pronto no instante em que as pessoas começam a chegar ao evento. Coloque no cronograma o tempo de montagem da decoração e dos materiais gráficos. É comum lembrar apenas das mesas que serão arrastadas e projetores que estarão prontos para o uso, e esquecer do porta-folhetos que já deveria estar na mesa de recepção cheio de materiais de divulgação.
O planejamento deve levar em conta todos os detalhes do projeto, desde a criação dos materiais gráficos até a última luz que será apagada quando o evento terminar.
Ter bons fornecedores também é indispensável. Dê preferência a profissionais que levem prazos muito a sério e que entreguem exatamente aquilo que foi combinado.
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